Voorbereiding nieuw kabinet
Samen met DBO: kamerbewaarders en TNB

Na de Tweede Kamerverkiezingen in maart 2017 startte de vorming van een nieuw kabinet. DCO bereidde zich vroegtijdig voor op de komst van nieuwe bewindspersonen.

Lees verder

Er werd een speciaal projectteam samengesteld, waarin de belangrijkste communicatiedisciplines vertegenwoordigd waren. Belangrijkste doel was de nieuwe bewindspersonen zo goed mogelijk te introduceren én informeren. Ook over de organisatorisch veranderingen op het departement, als gevolg van het nieuwe regeerakkoord.

‘Vroeg stadium klaar’

‘Van een stafdienst als DCO wordt verwacht de nieuwe bewindspersonen tijdens en na hun aantreden zo goed mogelijk te begeleiden. In de startfase werkten we nog intensiever samen met DBO dan gewoonlijk. Omdat vooraf niet vaststond wanneer het nieuwe kabinet aantrad, waren veel communicatieproducten uit voorzorg al in een vroeg stadium klaar. Alle praktische zaken over het aantreden, bundelden we in draaiboeken. Daarnaast maakten we factsheets van beeldbepalende IenW-onderwerpen. Zo hadden zowel de nieuwe bewindspersonen als wijzelf scherp waar IenW op het moment van aantreden stond in de beeldvorming. Kort voor de start van kabinet Rutte III maakten we op de belangrijkste IenW-onderwerpen kernboodschappen en Q&A’s. Waarvan een deel ook werd opgenomen in het dossier voor het voltallige kabinet. We leverden adviezen aan voor het gebruik van social media en de eerst af te leggen werkbezoeken op alle portefeuilles van de minister en staatssecretaris. Samen met DBO maakten we bovendien een introductiedossier, waarmee we de bewindspersonen wegwijs maakten in onze organisatie.’

Carlijn van Donselaar
DCO-projectleider Voorbereiding nieuw kabinet

‘Nog intensiever dan gewoonlijk’

‘DBO en DCO werkten in aanloop naar de kabinetswisseling nog intensiever samen dan gewoonlijk. Door aan de voorkant afspraken te maken over procedures en elkaar bewust beter te leren kennen, creëerden we een stevige gemeenschappelijke basis. We spraken Carlijn en haar team wekelijks en richting de daadwerkelijke wisseling bijna dagelijks. Heel prettig dat niet alleen Carlijn, als centraal aanspreekpunt, maar ook de woordvoerders, online-adviseurs en team Protocol altijd prima bereikbaar waren. Een kabinetswisseling vergt inhoud, organisatie, flexibiliteit en begeleiding. Met korte lijnen en een compact kernteam konden we slagvaardig werken. Zo zorgden we niet alleen voor snelle en flexibele communicatie, maar ook voor open gedachtewisseling over zaken waarover DBO en DCO vanuit professie niet altijd eenzelfde standpunt deelden. Voor DBO heeft deze gezamenlijke inzet op vorm en inhoud geleid tot een prachtige kabinetswisseling, waar wij met goede herinneringen en veel plezier op terugkijken. Met het ‘Groene Boek’ als tastbaar voorbeeld van het succes van onze samenwerking. Dit naslagwerk voor toekomstige kabinetswisselingen binnen IenW is op initiatief van DBO ontstaan, maar bewust in samenspraak met DCO afgerond. Soms is één plus één gewoon wel drie!’

Jeroen Smit, Marieke te Veldhuis, Amina El Mellahi
DBO-TNB

‘Professionaliteit en ervaring’

‘De intensieve samenwerking met DCO was absoluut prettig. Alle voorgaande 37 (!) jaren heb ik de protocollaire handelingen in aanloop naar een kabinetswissel, tsja, toch grotendeels alleen gedaan. Perfect dat ik nu met een projectteam kon samenwerken, al was het wel even wennen aan al die mensen die allemaal iets wilden. Toch goed dat mijn collega en ik als ervaren Kamerbewaarders onze professionaliteit en ervaring konden inbrengen. Voor een Kamerbewaarder is het allereerste contact met nieuwe bewindspersonen op een departement ontzettend belangrijk. Vanaf dat eerste contact ben je namelijk nog jaren daarna voor allerhande zaken 24/7 het aanspreekpunt. Ook dit jaar hadden we alle protocollaire handelingen weer tot in de puntjes geregeld, nu samen met DCO en team Protocol: het voorbereiden van aankomsttijden, de begeleiding van de bewindspersonen, de bloemen, de ontvangst en het voorstellen aan de SG, de opdracht aan de fotograaf, de feitelijke overdracht. Alles moet kloppen. De eerste indrukken van startende bewindspersonen zijn onuitwisbaar. Ik denk dat we met dit projectteam de juiste toon hebben gezet.’

Jan van der Steen
DBO-Kamerbewaarder

Project in cijfers

  • 40 vergaderingen DCO-projectteam/DBO
  • 3 generale repetities aankomst bewindspersonen
  • waarvan 1 keer met SG
  • oneindig veel versies draaiboeken DCO/DBO
‘Met korte lijnen en een compact kernteam konden we slagvaardig werken’
X
Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat